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商务礼品的采购程序

1、采购方成立由采购分管负责人、采购部经理、礼品使用部门等人员组成的考核组,对供应商资格进行考评,考评采用各自独立打分然后取平均分的方法优胜劣汰,考核人员一般为5-7人;

2、确认供应商的资格:查看供应商营业执照、税务登记证的有效性;去供应商办公经营地考察企业规模企业文化理念企业形象、产品陈列、人员配置、售后服务、物流配送等情况,从各个细节上考核供应商的管理水平;

3、考核供应商已承办过的成功案例及证明资料,特别是对大型活动的操控策划及供应能力;在网上搜索引擎上搜索该企业名称或字号,了解供应商的社会公信度、企业诚信度、信誉情况、口碑等等,并以此做相应深入调查;从全国行业协会评选的评选结果可知供应商在全国行业中的地位,目前礼品行业的全国性协会有两个,一个是中国礼仪用品工业协会,还有一个是全国工商联礼品业商会。被确认有供应资格的礼品供应商一般选2-3家,进行长期合作;

4、在日常采购中,由礼品使用部门提出产品要求(即选定产品),再由采购部门在预先选定的几家礼品公司中比较价格;为防止暗箱操作,也防止竞相恶意压价,相同品质的产品由供应商以书面封闭报价形式,一次报价有效,在同一时间拆封报价单并选定这批礼品的供应商;对新选定的供应商应先以少量订货试单;对于定制设计类产品,最好先约定设计费(如:为最终供应价的5%-10%),这样有利于供应商真正重视产品的策划和设计。将设计与供货竟价分开,这有利于采购方获得真正有效又价廉物美的商务礼品。

  综上所述,通过策划设计,可以提升商务礼品的赠送效果;规范采购程序,可以控制商务礼品的费用支出。两者皆顾,能获得真正意义上的价廉物美的商务礼品。

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